Assistant(e) administrative

Carplug est une nouvelle société qui paramètre et vend des bornes et des câbles de recharge pour voitures électriques, pour le marché français. La société vend uniquement sur Internet, caprlug . Elle est située à Zellik, tout près du Ring Nord de Bruxelles. Vous serez accueilli(e) dans une ambiance PME, l’entreprise comprenant 5 employés au total.

1 Gestion opérationnelle site Carplug

•S’assurer que tous les flux/process du site fonctionnent :

oCommandes traitées et expédiées

oCommande à problème gérées

oRemplacement/résolution des problèmes clients

oTransporteurs passent bien prendre colis

oStatuts de commande ok

oStatut Tickets SAV bien suivis

•Assurer parfois le service commercial et technique avec les clients

2 Gestion des achats et finances

•Commander les produits

oAnalyse des stocks et des ventes pour obtenir les quantités à commander

oContacter les fournisseurs de borne et envoyer les bons de commande

oGestion et paiement des factures

oGestion de la réception

oGestion des manquants et notes de crédit

oGestion des paiements et remboursements

oTrouver nouveaux fournisseurs

oClassification propre IT , site et dropbox

•Commander les fournitures

oAnalyse et achat des produits d’emballage, fournitures de bureaux,…

oGestion des consommables (imprimante, café, eau, encre…)

3 Gestion des contrats

•Suivi et MAJ régulière des contrats

•Négociation des prix

•Analyse et ajout de nouveaux contrats

•Les contrats concernent : contrats fournisseurs, prestataires, assurances, freelances, nettoyages, entretien machines, bâtiment,…

4 Gestion bâtiment, bureaux et courrier

•Assurer propreté et rangement des entrepôts/bureaux, et s’assurer que rien ne manque

•Réception et gestion du courrier

•Gestion du syndic

•Gestion des problèmes (électricité, pannes, eau, travaux)

•Gestion des systèmes alarme, caméra et incendie

•Gestion des contrats de maintenance (poubelle, ménage ,…)

•Gestion des containers

•Réception des visites

•Rechercher et mettre en place des solutions toujours meilleures

5 Classification informatique et archivage

•Organiser les dossiers Dropbox existant, scanner/trouver et archiver ce qu’il manque

•Renommer et classer les dossier et fichiers pour avoir structure claire

•Ré-organiser et nettoyer

- Au moins 5 ans d’expérience en assistance administrative

- Etudes d’assistante administrative

- Etre très organisé et ordonné

- Être très autonome et savoir analyser, établir ses listes d’actions, les lancer et les suivre

- Etre excellent en Français et Anglais, écrit et oral

- Etre excellent sur Excel et Outlook

- Très bonnes connaissances en informatique en général

- Possède une voiture